Wanted: Office Manager

Languages.lu recherche un(e) Office Manager pour entrée immédiate! Si vous êtes la perle rare et vous vous reconnaissez dans le descriptif ci-dessous, envoyez-nous votre cv et lettre de motivation à cette adresse: info@languages.lu

Actif depuis 13 ans sur le marché luxembourgeois, Languages.lu est devenu le leader dans la formation linguistique sur mesure pour les entreprises et particuliers, ainsi que dans les stages linguistiques pour enfants et adolescents de 6 à 18 ans.

Une entreprise familiale et à taille humaine, Languages.lu se distingue par la réactivité, la flexibilité et le sens de l'écoute.

Pour renforcer notre équipe, nous recherchons une personne rigoureuse et organisée, capable d’assurer le suivi et la fidélisation de la clientèle.

Description du rôle

Vous aurez en charge la responsabilité administrative, comportant notamment:

Missions d’assistanat classique:

• Assurer la création et le maintien d’un espace de travail agréable dans nos locaux;

• Assurer l’archivage et la gestion des documents administratifs et clients;

• Accueil physique et téléphonique des clients;

• Prise de rendez-vous clients et prospects;

• Préparation des supports clients (maitrise d’Office);

• Suivi régulier des besoins des clients.

Sous la supervision de la Direction:

• Traitement et suivi des différentes factures clients;

• Gestion des services offerts aux clients comme, par exemple, définir la composition des groupes de clients sur base de leur niveau linguistique et/ou groupe d’âge;

• Participer au suivi qualité de nos services en collectant les comptes rendus, procéder à l’envoi des différents documents et justificatifs: évaluation de niveau, certificat de participation, diplôme, etc.

• Organisation des événements internes et clients;

En liaison avec les différents prestataires de service:

• Suivi des notes d’honoraires/ notes de frais des collaborateurs;

• Suivi des congés et absences des collaborateurs;

• Organiser les commandes et gérer le matériel pédagogique pour les clients et les fournitures de bureau.

Dans le cadre de cette création de poste, vous aurez une forte autonomie sur votre périmètre ainsi que la capacité de grandir avec les perspectives de développement.

Profil idéal

• Formation en secrétariat de direction, comptabilité, en langues ou équivalent;

• Une expérience professionnelle de minimum 3 ans dans une fonction similaire est essentielle

• Vous avez une bonne connaissance de MS Office;

• Excellente maîtrise de l’anglais et du français (écrit et parlé) avec de solides compétences interpersonnelles. La connaissance de l’Allemand et/ou du Luxembourgeois est considérée comme un atout.

• Vous êtes très organisé (e), rigoureux (se), proactif (ve), communicateur (trice), fédérateur (trice) et flexible;

• Vous pouvez travailler de manière autonome et efficace et gérer simultanément plusieurs parties prenantes;

• Vous êtes en mesure d’anticiper les besoins de l’entreprise (sur le plan administratif mais aussi humain).